Presentear-se ao cumprir metas e anotá-las por ordem de prioridade são algumas das orientações de especialistas
Não deixe para amanhã o que você pode fazer hoje. O antigo ditado popular permanece atual, até porque adiar as coisas continua sendo uma constante na vida de grande parte das pessoas. E graças ao e-mail, Twitter, Youtube, Facebook, Tumblr e outras distrações contemporâneas - sejam elas redes sociais ou não -, está cada vez mais fácil de inventar desculpas a si mesmo para postergar o trabalho. Mas deixar para depois leva à culpa, ao estresse e a uma sensação de estar sobrecarregado, além do fato de prejudicar o trabalho.
Afinal, por que as pessoas adiam as tarefas que devem ser feitas? Segundo uma matéria recente do New York Times, porque se sentem sobrecarregados para sequer começar. O adiamento também pode ser resultado de perfeccionismo: a pessoa quer fazer o trabalho tão bem, e estabelece metas tão altas, que fica paralisada, não conseguindo ir adiante.
O fato é que, no mundo corporativo, adiar tem “custos altos e visíveis”, diz Rory Vaden, um coach americano que descobriu, em pesquisa, que um empregado médio perde pelo menos duas horas por dia com tarefas que não têm nada a ver com o trabalho.
— As pessoas mais produtivas costumam se focar no progresso, na evolução, não na perfeição — diz Vaden, autor de “Suba pelas escadas: sete passos para atingir o verdadeiro sucesso”.
Segundo o psicólogo Joseph R. Ferrari, professor da Universidade DePaul e autor de “Ainda adiando? O guia ‘sem culpa’ para cumprir as tarefas”, em geral as pessoas que adiam muito são extremamente preocupadas com o que os outros pensam delas.
— Essas pessoas preferem ser acusadas de falta de esforço do que de falta de habilidade. A ideia é: ‘Se eu nunca terminar, nunca poderei ser julgado’ — explica. — Pode também haver um certo medo do sucesso. O profissional pensa: ‘Se eu fizer bem, podem esperar mais de mim da próxima vez, e não sei se vou querer passar por isso’.
Segundo o consultor de RH Marcos Schmitz, professor da FGV e especialista em planejamento estratégico, muitos profissionais ainda adiam as tarefas diárias por grandes períodos de tempo. Mas, para ele, isso não pode ser atribuído somente ao excesso de responsabilidades, mas também a uma falta de organização e até a uma falta de foco.
— As pessoas se perdem muito em atividades secundárias, em reuniões sem importância — diz. — Já participei de pesquisa que concluiu que um funcionário médio produz somente durante cinco horas e meia, numa jornada de oito. Além disso, fumantes podem perder até 40 minutos por dia com o hábito.
Outro fator que leva os profissionais a perderem tempo, afirma Schmitz, é a necessidade que têm de interagir bem com seus pares e não dizer “não” às solicitações de ajuda:
— Tem gente que afeta a própria produtividade para ajudar colegas. A médio e longo prazo, isso acaba atrapalhando a eficiência do profissional.
Confira, abaixo, algumas dicas de especialistas para evitar adiamentos:
1- Dê um jeito de “dar um significado simbólico a cada pequeno passo” que você dá durante um longo projeto. Isso pode incluir presentear a si mesmo com um jantar ou uma massagem, quando você atinge um objetivo.
2- Mude um pouco o ambiente à sua volta, para desencorajar o ato de protelar as atividades. Existem softwares, por exemplo, que somente permitem acesso à internet em determinados momentos.
3- Pessoas que sempre adiam trabalho costumam ser atormentadas pela culpa. Mas “chicotear-se” não é solução. Em vez disso, identifique as áreas nas quais mais adia - falar, escrever, desenvolver negócios, fazer networking ou administrar tarefas - e estabeleça as metas para atingir seus objetivos.
4- O mundo do trabalho, com suas inevitáveis interrupções, exige habilidades de “dividir” grandes projetos em pequenos passos. Se você não tem certeza sobre quais são os próximos passos, peça ajuda a quem sabe.
5- Se você cronicamente adia as coisas (tanto na vida quanto no trabalho), vale a pena procurar um psicólogo que ofereça sessões de terapia comportamental e cognitiva. Em alguns casos, é a única forma de fazer com que a pessoa tenha o próprio tempo (e sua vida) sob controle novamente.
6- Priorize as tarefas e anote-as, por ordem de importância e de prazo, na agenda. A cada dia, uma lista.
7- Tenha um caderno executivo, que contenha desde contatos telefônicos até atas de reuniões estratégicas, passando pelo calendário. Anote as tarefas diárias e as da semana. Procure só deixar o ambiente de trabalho quando tiver terminado as tarefas do dia.
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